Business Integration Services S.A.S. — NIT 900.933.654-5
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes en materia de protección de datos personales (Habeas Data), Business Integration Services S.A.S. (en adelante, «BIS», «la Empresa» o «el Responsable») adopta la presente Política de Tratamiento de la Información, aplicable a los datos personales registrados en sus bases de datos, en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
| Razón social | Business Integration Services S.A.S. |
|---|---|
| NIT | 900.933.654-5 |
| Domicilio | Carrera 72 # 81 B 13, Edificio Connecta 80, Torre Fura, Piso 5, Bogotá D.C., Colombia |
| Correo electrónico | info@bis.net.co |
| Teléfono | +57 313 365 9069 |
2. Objeto y ámbito de aplicación
La presente política tiene por objeto establecer los criterios, principios, derechos, procedimientos y mecanismos que BIS aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y demás formas de tratamiento de los datos personales de titulares con quienes tiene o llegare a tener alguna relación, tales como clientes, proveedores, empleados, contratistas, aspirantes y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la Empresa.
3. Definiciones
Para efectos de esta política, se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, entre ellas:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, de la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos que implica su comunicación a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.
4. Principios rectores
El tratamiento de datos personales por parte de BIS se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, los datos serán tratados de manera lícita, para finalidades legítimas y previamente informadas, únicamente con la autorización del titular, garantizando su veracidad, la reserva y las medidas de seguridad correspondientes.
5. Finalidades del tratamiento
BIS recolecta y trata datos personales con las siguientes finalidades, según la relación que corresponda con cada titular:
- Ejecutar, gestionar y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, contractuales y laborales.
- Prestar, administrar y hacer seguimiento a los productos y servicios ofrecidos por la Empresa.
- Realizar gestiones de facturación, cartera, cobranza y pago a proveedores.
- Contactar a los titulares por medios físicos, electrónicos o telefónicos con fines informativos, comerciales, contractuales o de servicio al cliente.
- Enviar información sobre productos, servicios, novedades, invitaciones y comunicaciones de interés, cuando el titular lo haya autorizado.
- Adelantar procesos de selección, vinculación y administración de personal, así como el cumplimiento de obligaciones de seguridad social y laborales.
- Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, y llevar registros estadísticos internos.
- Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias y a requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
- Transmitir o transferir los datos a terceros aliados, encargados o entidades cuando ello sea necesario para las finalidades anteriores, con las garantías que exige la ley.
6. Tratamiento de datos sensibles
Cuando el tratamiento recaiga sobre datos sensibles, BIS informará al titular que por tratarse de datos de esta naturaleza no está obligado a autorizar su tratamiento, e informará cuáles de los datos objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de los mismos. El tratamiento de estos datos solo se realizará previa autorización expresa del titular, salvo en los casos en que, por ley, dicha autorización no sea exigible.
7. Datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará atendiendo el interés superior de los menores y el respeto de sus derechos fundamentales. Cuando resulte procedente, dicho tratamiento se efectuará con la autorización del representante legal del menor, previo ejercicio del derecho a ser escuchado del menor, considerando su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
8. Derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BIS.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley señale que no es necesaria.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
9. Deberes del Responsable
BIS, en su condición de responsable del tratamiento, garantiza al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos, conserva la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, actualiza y rectifica la información cuando corresponda, tramita las consultas y reclamos en los términos legales y da cumplimiento a las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Autorización del titular
BIS solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, la cual podrá constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización se entenderá otorgada mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que concedió su consentimiento, en los términos del Decreto 1074 de 2015.
11. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos
El área encargada de recibir y atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es la administración de Business Integration Services S.A.S., que podrá ser contactada a través de los siguientes canales:
| Correo electrónico | info@bis.net.co |
|---|---|
| Teléfono | +57 313 365 9069 |
| Dirección | Carrera 72 # 81 B 13, Edificio Connecta 80, Torre Fura, Piso 5, Bogotá D.C. |
12. Procedimiento para el ejercicio de los derechos
Consultas
El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de BIS mediante solicitud dirigida a los canales de atención señalados. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante BIS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a los canales de atención, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante BIS.
13. Transferencia y transmisión de datos
BIS podrá transferir o transmitir datos personales a terceros, encargados, aliados o entidades, ubicados dentro o fuera del territorio nacional, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, dando cumplimiento a los requisitos y garantías establecidos en la ley y adoptando, mediante los instrumentos que correspondan, las obligaciones de confidencialidad y seguridad exigibles al encargado.
14. Seguridad de la información y confidencialidad
BIS adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables y necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que interviene en el tratamiento de datos personales está obligado a guardar reserva sobre la información, obligación que subsiste aun después de finalizada su relación con la Empresa.
15. Vigencia de la política y de las bases de datos
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y deja sin efecto las disposiciones que le sean contrarias. Cualquier modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares a través de los canales dispuestos por la Empresa. Las bases de datos administradas por BIS permanecerán vigentes durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y mientras subsistan las obligaciones legales o contractuales que justifiquen su conservación.
Fecha de entrada en vigencia: 15 de mayo de 2026